DEFICIONES O CONCEPTOS

RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS

ARCHIVO ELECTRÓNICO: conjunto de documentos electrónicos,producidas y tratados archivisticamente,siguiendo la estructura funcional del producto.

COMUNICACIONES OFICIALES: son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad.

CORRESPONDENCIA:son todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a una entidad,a titulo personal,citando el cargo del funcionario.

RADICACION DE COMUNICACIONES OFICIALES:procedimineto por el cual,las entidades publicas o privadas asignan un nunero consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas,dando hora y fecha.

REGISTRO DE COMUNICACIONES OFICIALES:procedimiento,ya sea en empresas publicas o privadas ingresan a un sistema manual o automático las comunicaciones producidas o recibidas,con los siguientes datos:

-          nombre o entidad remitente o destinatario

-          nombre o codigo de dependencia

-          numero de radicacion

-          funcionario del tramite

-          anexos

-          tiempo de respuesta

SERIE DOCUMENTAL:conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogeneo,emanados de una misma dependencia como consecuencia de sus funciones.

GESTION DE DOCUEMENTOS:se refiere al conjunto de principios,métodos y procedimientos orientados a lograr una eficienten organización y funcionamiento de los archivos.

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL:listado de series y subseries,sus correspondientes tipos de documentos producidos o recibidos.