CONTROL DE LOS DOCUMENTOS

Es de suma importancia controlar los documentos pues en estos se plasman la descripción de procedimientos y responsabilidades, por lo tanto esta debes estar actualizada para que no exista ninguna alteración de información. El control de documento mejora la rapidez y calidad del trabajo realizado por cada persona y significa rapidez de aprendizaje para aquel que ha comenzado a laborar.

Tambien es esencial clasificar los documentos

REQUISITOS PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS

1. SE DEBE TENER UN MANUAL DOCUMENTADO PARA REALIZAR PROCEDIMIENTOS ( METODOLOGIA), QUE DEFINA LAS RESPONSABILIDADES.

    2. REALIZAR UNA ETAPA DE APROBACION Y REVISION DE LOS DOCUMENTOS ANTES DE SER EMITIDOS. ESTA REVISION SE PUEDE REALIZAR POR LA UNIDAD AL MANEJO DE LOS DOCUMENTOS EN CADA DEPENDENCIA.

    3. ACTUALIZACION DE LOS DOCUMENTOS: DONDE SE MUESTREN LOS CAMBIOS ( ACCIONES CORRECTIVAS).

    4. IDENTIFICACION DE VERSIONES: CADA DOCUMENTO DEBE TENER CONSIGO EN NUMERO DE VERSION (LAS VECES QUE HA SIDO MODIFICADO),SE PUEDE PLASMAR EN UNA TABLA DE MODIFICACIONES.

   5.  ACCESIBILIDAD DE DOCUMENTOS: EL PERSONAL DEBE TENER ACCESO A LOS DOCUMENTOS MANEJANDO UN CONTROL DE ESTOS,ESTO SE PUEDE DISTRIBUIR EN FISICO O ELECTRONICO.

 6. LOS DOCUMENTOS DEBEN ESTAR AL DIA:SU ACTUALIZACION ES FUNDAMENTAL A LA HORA DE SER PARTE DE UNA AUDITORIA PUES ESTOS PUEDEN SER UN METODO DE COMPROBACION.(TITULO,CODIGO,LOGO)

 7. CONTROL DE DOCUMENTOS EXTERNOS:AL IGUAL QUE OTROS,ESTOS SE MANEJAN BAJO UNA PLANILLA, PUES ASI, SE MEJORA EL DESEMPEÑO DEL SISTEMA

 8. CONTROL DE DOCUMENTOS OBSOLETOS: EVITAR LA CREACION Y USO DE DOCUMENTOS QUE NO SERVIRÁN Y SI ESTOS SE ARCHIVAN LA EMPRESAS DEBEN TENER UN LUGAR Y MECANISMO ADECUADO.

DEFICIONES O CONCEPTOS

RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS

ARCHIVO ELECTRÓNICO: conjunto de documentos electrónicos,producidas y tratados archivisticamente,siguiendo la estructura funcional del producto.

COMUNICACIONES OFICIALES: son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad.

CORRESPONDENCIA:son todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a una entidad,a titulo personal,citando el cargo del funcionario.

RADICACION DE COMUNICACIONES OFICIALES:procedimineto por el cual,las entidades publicas o privadas asignan un nunero consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas,dando hora y fecha.

REGISTRO DE COMUNICACIONES OFICIALES:procedimiento,ya sea en empresas publicas o privadas ingresan a un sistema manual o automático las comunicaciones producidas o recibidas,con los siguientes datos:

-          nombre o entidad remitente o destinatario

-          nombre o codigo de dependencia

-          numero de radicacion

-          funcionario del tramite

-          anexos

-          tiempo de respuesta

SERIE DOCUMENTAL:conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogeneo,emanados de una misma dependencia como consecuencia de sus funciones.

GESTION DE DOCUEMENTOS:se refiere al conjunto de principios,métodos y procedimientos orientados a lograr una eficienten organización y funcionamiento de los archivos.

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL:listado de series y subseries,sus correspondientes tipos de documentos producidos o recibidos.

SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

NORMA ISO 9001

Esta norma determina los requisitos para un sistema de gestión de la calidad de una institución sea publica o privada, y el producto que se brinda al cliente.

CICLO PHVA

Es una metodología común en la implementación del sistema de gestión de la calidad,con el propósito que el éxito empresarial se incremente.

RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS

CONJUNTO DE OPERACIONES DE VERIFICACIÓN Y CONTROL  QUE UNA INSTITUCIÓN DEBE REALIZAR PARA LA ADMISIÓN DE LOS DOCUMENTOS QUE SON REMITIDOS POR UNA PERSONA NATURAL O JURÍDICA.

MARCO NORMATIVO:

CONSTITUCIÓN POLÍTICA

ARTICULO 15 PÁRRAFO 3: LA CORRESPONDENCIA Y DEMÁS FORMAS DE COMUNICACIÓN PRIVADA SON INVIOLABLES.

DECRETO 2150 DE 1995.ARTICULO 1,11,32: SUPRESIÓN DE AUTENTICIDAD DE LOS DOCUMENTOS ORIGINALES Y USO DE SELLOS,VENTANILLA ÚNICA.

ACUERDO AGN 060 DE 2001. ART 3,5,8,10,11,12: LAS UNIDADES DE CORRESPONDENCIA, RADICACION Y CONTROL DE LAS COMUNICACIONES RECIBIDAS Y ENVIADAS.

ACTIVIDADES

IDENTIFICACIÓN DE MEDIOS DE RECEPCIÓN

RECIBO DE DOCUMENTOS OFICIALES

VERIFICACIÓN Y CONFRONTACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN.

DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS

ACTIVIDADES TENDIENTES A GARANTIZAR QUE LOS DOCUMENTOS LLEGUEN A SU DESTINATARIO.

MARCO NORMATIVO

DECRETO 229 E 1995:SERVICIOS POSTALES Y SUS RESOLUCIONES REGLAMENTARIAS.

DECRETO 2150 DE 1995: UTILIZACIÓN DE CORREO PARA envío de información

Acuerdo 060 de 2001: centralización de los servicios de distribución de las comunicaciones.

Clasificación de los documentos

Documentos externos:

• Clasificación de las comunicaciones
• Organización de documentos en buzones o casilleros
• Registro de control de entrega de documentos recibidos

Documentos internos:

• Identificación de las dependencias
• Enrutamiento de control de documentos

Documentos enviados:

• Definición de medios de distribución
• Método de empaque y embalaje
• Control y firmas en plantillas de entrega

Riesgos laborales en archivística

Riesgo:mera posibilidad de un hecho adverso, causa de un evento, la magnitud de la consecuencia o algo considerado peligroso.

                                     DISCIPLINAS PREVENTIVAS

• SEGURIDAD EN EN TRABAJO
• HIGIENE INDUSTRIAL
• ERGONOMIA Y PSICOSOCIOLOGIA APLICADA
• VIGILANCIA DE LA SALUD

RIESGOS AMBIENTALES

-TEMPERATURA

-HUMEDAD RELATIVA

-LUZ

-CONTAMINANTES ATMOSFÉRICOS

-ERGONOMIA

-ESTRÉS Y CARGA LABORAL

RIESGOS BIOTICOS

VIRUS:GRIPE,HERPES,HEPATITIS,SIDA

BACTERIAS:TUBERCULOSIS,ANTRAX

ANIMALES:ARAÑAS,RATONES,SERPIENTES.

DESASTRES

DAÑO O ALTERACIÓN GRAVE DE LAS CONDICIONES NORMALES DE VIDA EN UN ÁREA GEOGRÁFICA DETERMINADA.

DESASTRES GEOLÓGICOS: TERREMOTOS,DESLIZAMIENTOS,ERUPCIÓN VOLCÁNICA

DESATRES HIDROMETEREOLOGICOS: INUNDACIONES,MAREMOTOS,HURACANES E INCENDIOS FORESTALES.

GLOSARIO ARCHIVISTICO

Estas son algunas palabras que posiblemente encontraras en la archivistica:

ACTA: Documento escrito lo sucedido,tratado y acordado en una reunión o situación especifica.

ANEXO: Documento o elemento que se adjunta a la comunicación o informe.

CARTA: Comunicación escrita que se utiliza en las relaciones entre organizaciones y personas naturales.

CIRCULAR: Comunicación escrita de interés común, con el mismo contenido,dirigido aun grupo de personas.

CÓDIGO: Sistema convencional que identifica el departamento, el área o sección donde se produce el documento.

MEMBRETE: Inscripción impresa del conjunto de datos que identifican a una persona natural o jurídica.

MEMORANDO: Comunicación escrita que se emplea en las organizaciones para tratar asuntos internos

EJEMPLOS DE CIRCULAR

 

CIRCULAR ESTILO BLOQUE EXTREMO:

CIRCULAR ESTILO BLOQUE:

PARTES DE UNA CIRCULAR:

EJEMPLOS DE MEMORANDO

MEMORANDO ESTILO BLOQUE EXTREMO:

MEMORANDO ESTILO BLOQUE:

 
PARTES DE UN MEMORANDO:

PARTES DE UNA CARTA

A continuación algunos ejemplos que te podrán servir para ubicar cada una de las partes de una carta.

EJEMPLOS DE UNA CARTA

CARTA:

Comunicación escrita que se utiliza en las relaciones entre organizaciones y personas naturales.

CARTA BLOQUE EXTREMO:

CARTA ESTILO BLOQUE:

PRODUCCIÓN DOCUMENTAL

Por producción documental podemos entender que son :

Los documentos que se generan o reciben como consecuencia del ejercicio de las funciones(procesos y procedimientos) de una entidad.

MARCO LEGAL DE LA PRODUCCIÓN DOCUMENTAL

Los siguientes son algunas de las mas importantes normas,decretos y leyes que rigen la produccion documental:

DECRETOS:

Decreto 264 de 1963 Defensa y conservacion del patrimonio historico.
Decreto 960 de 1970 Estatuto Notarial ( Art: 106,107,113,114 y 115)
Decreto 1260 de 1970 Estatuto de Registro Civil ( Art:8,13,16)

NORMAS TECNICAS:

RESOLUCIÒN 4897 DE 2006  Se adoptan el Manual de Imagen Corporativa.

RESOLUCIÒN 2366 DE 2009  Creación de Subcomités de Archivo en las Delegaciones Departamentales y en la Registraduría Distrital.

LEYES:

Ley 80 de 1989   Crea el Archivo General de la Nación, se establece el Sistema Nacional de Archivo

Ley 489 de 1998  Dispuso la creación del Sistema Nacional de Control Interno.

Ley 527 de 1999  Acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales y establece las entidades de certificación.

HISTORIA DEL ARCHIVO

La archivistica se ha evidenciado en antiguas civilizaciones desde Egipto hasta el río Amarillo en China;evidenciándose en decretos,censos y documentos de contaduría,que eran usualmente escritos por personas que habían adquirido este tipo de conocimiento a través de templos,monasterios o de forma generacional como una profesión familiar.

Estas persona tenían la capacidad de leer,redactar y organizar archivos o documentos que en aquel tiempo se empleaban.

La palabra  Archivo tiene su origen en Atenas de la palabra griega Arque,que era en ese entonces el lugar donde se guardaban los documentos de importancia.Al derribarse el imperio Romano y para evitar la destrucción de documentos en posibles saqueos,los monasterios protegen y cuidan de estos durante toda la Edad Media.

Después,en el siglo diecinueve se dad una nueva forma de ver la labor archivista,donde la persona encargada de esta función era un experto en el arte del orden y conservación de documentos.También se tiene mas en cuenta factores como la temperatura,humedad y la limpieza en el manejo de archivos.

En el siglo veinte, la conservación se convierte en un pilar fuerte de la archivistica en donde se maneja la prevención de daños o factores que afecten un documento hasta llegar al proceso de restauración para mejorar la calidad del documento y preservarlo.

Desde 1942 en Latinoamerica y otros países se empieza la creación de leyes y acuerdos en la utilización de archivos.Ya en el siglo veintiuno, la archivistica encuentra apoyo en las herramientas tecnológicas para la preservación y perduracion de archivos.