CONTROL DE LOS DOCUMENTOS

Es de suma importancia controlar los documentos pues en estos se plasman la descripción de procedimientos y responsabilidades, por lo tanto esta debes estar actualizada para que no exista ninguna alteración de información. El control de documento mejora la rapidez y calidad del trabajo realizado por cada persona y significa rapidez de aprendizaje para aquel que ha comenzado a laborar.

Tambien es esencial clasificar los documentos

REQUISITOS PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS

1. SE DEBE TENER UN MANUAL DOCUMENTADO PARA REALIZAR PROCEDIMIENTOS ( METODOLOGIA), QUE DEFINA LAS RESPONSABILIDADES.

    2. REALIZAR UNA ETAPA DE APROBACION Y REVISION DE LOS DOCUMENTOS ANTES DE SER EMITIDOS. ESTA REVISION SE PUEDE REALIZAR POR LA UNIDAD AL MANEJO DE LOS DOCUMENTOS EN CADA DEPENDENCIA.

    3. ACTUALIZACION DE LOS DOCUMENTOS: DONDE SE MUESTREN LOS CAMBIOS ( ACCIONES CORRECTIVAS).

    4. IDENTIFICACION DE VERSIONES: CADA DOCUMENTO DEBE TENER CONSIGO EN NUMERO DE VERSION (LAS VECES QUE HA SIDO MODIFICADO),SE PUEDE PLASMAR EN UNA TABLA DE MODIFICACIONES.

   5.  ACCESIBILIDAD DE DOCUMENTOS: EL PERSONAL DEBE TENER ACCESO A LOS DOCUMENTOS MANEJANDO UN CONTROL DE ESTOS,ESTO SE PUEDE DISTRIBUIR EN FISICO O ELECTRONICO.

 6. LOS DOCUMENTOS DEBEN ESTAR AL DIA:SU ACTUALIZACION ES FUNDAMENTAL A LA HORA DE SER PARTE DE UNA AUDITORIA PUES ESTOS PUEDEN SER UN METODO DE COMPROBACION.(TITULO,CODIGO,LOGO)

 7. CONTROL DE DOCUMENTOS EXTERNOS:AL IGUAL QUE OTROS,ESTOS SE MANEJAN BAJO UNA PLANILLA, PUES ASI, SE MEJORA EL DESEMPEÑO DEL SISTEMA

 8. CONTROL DE DOCUMENTOS OBSOLETOS: EVITAR LA CREACION Y USO DE DOCUMENTOS QUE NO SERVIRÁN Y SI ESTOS SE ARCHIVAN LA EMPRESAS DEBEN TENER UN LUGAR Y MECANISMO ADECUADO.