GLOSARIO ARCHIVISTICO

Estas son algunas palabras que posiblemente encontraras en la archivistica:

ACTA: Documento escrito lo sucedido,tratado y acordado en una reunión o situación especifica.

ANEXO: Documento o elemento que se adjunta a la comunicación o informe.

CARTA: Comunicación escrita que se utiliza en las relaciones entre organizaciones y personas naturales.

CIRCULAR: Comunicación escrita de interés común, con el mismo contenido,dirigido aun grupo de personas.

CÓDIGO: Sistema convencional que identifica el departamento, el área o sección donde se produce el documento.

MEMBRETE: Inscripción impresa del conjunto de datos que identifican a una persona natural o jurídica.

MEMORANDO: Comunicación escrita que se emplea en las organizaciones para tratar asuntos internos

EJEMPLOS DE CIRCULAR

 

CIRCULAR ESTILO BLOQUE EXTREMO:

CIRCULAR ESTILO BLOQUE:

PARTES DE UNA CIRCULAR:

EJEMPLOS DE MEMORANDO

MEMORANDO ESTILO BLOQUE EXTREMO:

MEMORANDO ESTILO BLOQUE:

 
PARTES DE UN MEMORANDO:

PARTES DE UNA CARTA

A continuación algunos ejemplos que te podrán servir para ubicar cada una de las partes de una carta.

EJEMPLOS DE UNA CARTA

CARTA:

Comunicación escrita que se utiliza en las relaciones entre organizaciones y personas naturales.

CARTA BLOQUE EXTREMO:

CARTA ESTILO BLOQUE:

PRODUCCIÓN DOCUMENTAL

Por producción documental podemos entender que son :

Los documentos que se generan o reciben como consecuencia del ejercicio de las funciones(procesos y procedimientos) de una entidad.

MARCO LEGAL DE LA PRODUCCIÓN DOCUMENTAL

Los siguientes son algunas de las mas importantes normas,decretos y leyes que rigen la produccion documental:

DECRETOS:

Decreto 264 de 1963 Defensa y conservacion del patrimonio historico.
Decreto 960 de 1970 Estatuto Notarial ( Art: 106,107,113,114 y 115)
Decreto 1260 de 1970 Estatuto de Registro Civil ( Art:8,13,16)

NORMAS TECNICAS:

RESOLUCIÒN 4897 DE 2006  Se adoptan el Manual de Imagen Corporativa.

RESOLUCIÒN 2366 DE 2009  Creación de Subcomités de Archivo en las Delegaciones Departamentales y en la Registraduría Distrital.

LEYES:

Ley 80 de 1989   Crea el Archivo General de la Nación, se establece el Sistema Nacional de Archivo

Ley 489 de 1998  Dispuso la creación del Sistema Nacional de Control Interno.

Ley 527 de 1999  Acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales y establece las entidades de certificación.

HISTORIA DEL ARCHIVO

La archivistica se ha evidenciado en antiguas civilizaciones desde Egipto hasta el río Amarillo en China;evidenciándose en decretos,censos y documentos de contaduría,que eran usualmente escritos por personas que habían adquirido este tipo de conocimiento a través de templos,monasterios o de forma generacional como una profesión familiar.

Estas persona tenían la capacidad de leer,redactar y organizar archivos o documentos que en aquel tiempo se empleaban.

La palabra  Archivo tiene su origen en Atenas de la palabra griega Arque,que era en ese entonces el lugar donde se guardaban los documentos de importancia.Al derribarse el imperio Romano y para evitar la destrucción de documentos en posibles saqueos,los monasterios protegen y cuidan de estos durante toda la Edad Media.

Después,en el siglo diecinueve se dad una nueva forma de ver la labor archivista,donde la persona encargada de esta función era un experto en el arte del orden y conservación de documentos.También se tiene mas en cuenta factores como la temperatura,humedad y la limpieza en el manejo de archivos.

En el siglo veinte, la conservación se convierte en un pilar fuerte de la archivistica en donde se maneja la prevención de daños o factores que afecten un documento hasta llegar al proceso de restauración para mejorar la calidad del documento y preservarlo.

Desde 1942 en Latinoamerica y otros países se empieza la creación de leyes y acuerdos en la utilización de archivos.Ya en el siglo veintiuno, la archivistica encuentra apoyo en las herramientas tecnológicas para la preservación y perduracion de archivos.